Дерево целей агентства недвижимости

Эффективная модель агентства недвижимости: стратегия, бизнес-процессы, организационная структура

Высокая конкуренция, особенности клиентов и изменение рынка, постоянное появление новых технологий требуют от агентств недвижимости построения эффективной и гибкой модели организации деятельности и управления (далее — Модель). Такая модель включает в себя 3 главных компонента: стратегия развития, , организационная структура. При построении модели используются профессиональные системы и эталонная (типовая) модель агентства недвижимости, которые будут рассмотрены в настоящей статье.

Необходимо оцифровать бизнес агентства недвижимости, перевести всю информацию о стратегии, , организационной структуре и других компонентах деятельности в электронный формат. Это позволит решить много практических задач по развитию, значительно улучшить показатели KPI, обеспечить рост продаж и клиентской базы, снижение издержек и операционных рисков.

Этапы разработки эффективной модели агентства недвижимости

1. Разработка стратегии, включая сбалансированную систему показателей BSC/KPI

• Назначение руководителя проекта и рабочей группы по построению Модели.
• Корпоративное обучение по организационному развитию и .
• Проведение стратегического анализа, включая детальные маркетинговые исследования и бенчмаркинг.
• Внедрение системы Business Studio и Эталонной (типовой) модели агентства недвижимости [1].
• Разработка стратегических целей и стратегических карт агентства недвижимости (в формате сбалансированной системы показателей BSC / KPI).
• Разработка показателей KPI (Рис. 6) и проектов (задач) для достижения стратегических целей, формирование счётных карт.

2. Описание и оптимизация

• Постановка целей и задач описания и оптимизации .
• Назначение ответственных за описание и оптимизацию .
• Корпоративное обучение по процессному управлению.
• Разработка базовых моделей: дерево (реестр) (Рис. 2), системная архитектура (Рис. 9), библиотека документов (Рис. 5).
• Распределение ответственности в , назначение владельцев (Рис. 3).
• Графическое описание выбранных в формате «как есть, » (Рис. 4).
• Разработка показателей KPI для контроля и измерения (Рис. 6).
• Анализ и оптимизация выбранных . Может применяться метод анализа (ФСА) для расчёта их себестоимости и снижения издержек.
• Формирование регламентирующей документации (регламенты и процедур).

3. Описание и оптимизация организационной структуры

• Разработка организационной структуры в формате «как есть, » (Рис. 7–8).
• Анализ и оптимизация организационной структуры.
• Расчёт оптимальной численности персонала на основе трудоёмкости .
• Формирование регламентирующей документации (положения о подразделениях, должностные инструкции).
• Разработка и развитие системы мотивации персонала (на основе показателей KPI и стратегических целей).

4. Построение электронной базы знаний и единого центра управления агентством недвижимости

• Построение и актуализация электронной базы знаний и единого центра управления выполняются в автоматическом режиме с помощью системы на основе результатов выполнения задач из пунктов 1–3.
• Интеграция с другими системами агентства недвижимости (, система электронного документооборота и др.).
• Разработка системы обучения и тестирования персонала на основе электронной базы знаний.

Рис. 1. Электронная база знаний и единый центр управления агентством недвижимости

Основные компоненты Модели

• 0 — отсутствует / не разработано / не используется;
• 1 — частично разработано / давно не актуализировалось / редко используется;
• 2 — разработано и отвечает требованиям / активно используется.

• 0 — 0.66: низкий уровень зрелости;
• 0.66 — 1.33: средний уровень зрелости;
• 1.33 — 2: высокий уровень зрелости.

Рис. 2. Дерево (реестр) агентства недвижимости (верхний уровень)

Рис. 3. Матрица распределения ответственности в агентства недвижимости (В — владелец , И — исполнитель)

Рис. 4. Графическая модель процедуры «Выполнение сделки »

Рис. 5. Библиотека документов по (фрагмент)

Рис. 6. Контроль показателей KPI и реализации стратегии

Рис. 7. Организационная структура агентства недвижимости,
в виде иерархического списка (верхний уровень)

Рис. 8. Организационная структура агентства недвижимости,
в виде графической схемы (верхний уровень)

Рис. 9. Системная архитектура агентства недвижимости (фрагмент)

Инструменты для разработки Модели

1. Система

Основная задача профессиональной системы — это создание комплексной электронной модели бизнеса (Enterprise Architecture) для обеспечения его эффективной работы и развития. Автоматизируются все основные управленческие и организационные задачи (см. Рис. 10): от разработки стратегии до контроля достижения показателей KPI и анализа эффективности.

Хотелось бы обратить внимание на главную функцию системы — это автоматическое формирование и обновление всей регламентирующей документации на основе графических моделей и информационных справочников. Это экономит большое количество времени и средств при разработке, развитии и поддержании актуальности Модели агентства недвижимости.

Наиболее распространённой в России является система Business Studio (разработчик ГК «Современные технологии управления»).

2. Эталонная (типовая) модель агентства недвижимости

Эталонная (типовая) модель агентства недвижимости (reference model, master model) [1] — это система взаимосвязанных графических моделей, документов и справочников, описывающих деятельность и управление агентства недвижимости (риэлторского центра). Технически она реализована в виде базы данных в программном продукте Business Studio.

Типовая модель является эффективным инструментом и пособием по формализации и совершенствованию деятельности агентства недвижимости. Для многих организаций она уже стала «настольной энциклопедией» (электронной базой знаний), которая используется непрерывно в течение многих лет.

Типовая модель может быть успешно использована как организациями, которые только начинают формализацию своей деятельности с помощью современных технологий управления, так и организациями, которые продолжают развивать и оптимизировать свой бизнес.

Благодаря большому объёму информации и широкому практическому применению Типовая модель будет полезна для многих подразделений агентства недвижимости:

• (управления оценки, продаж, аренды объектов недвижимости);
• управление маркетинга;
• управление персонала, включая отдел обучения сотрудников;
• управления , методологии, организационного и стратегического развития;
• управление информационных технологий;
• управления операционных рисков.

Типовая модель может быть успешно использована в организациях различных областей деятельности, связанных с недвижимостью:

• агентства недвижимости, риэлторские центры;
• девелоперские, инвестиционные, строительные и управляющие компании.

Практические задачи, решаемые с помощью Типовой модели

• Разработка и реализация стратегии.
• Описание и оптимизация агентства недвижимости.
• Оптимизация организационной структуры и численности персонала.
• Построение системы менеджмента качества.
• Построение системы обучения персонала: быстрое и качественное обучение специалистов агентства недвижимости, подготовка полноценных учебных материалов.
• Создание электронной базы знаний и единого центра управления для агентства недвижимости.
• Эффективное и системное выполнение проектов автоматизации и внедрения новых технологий.
• Тиражирование бизнеса, распространение Модели на филиалы и партнёрскую сеть.
• Внедрение в деятельность агентства недвижимости новых идей и успешных практик из отрасли. Возможность видеть изнутри, как работают конкуренты.

Эффекты от внедрения Типовой модели

• Улучшение общих показателей KPI: рост продаж и клиентской базы, снижение издержек, операционных рисков (ошибки, дефекты, сбои), претензий клиентов.
• Улучшение показателей KPI по каждому : время выполнения, качество, результативность, себестоимость.
• Значительное сокращение затрат времени и финансов на реализацию проектов и задач организационного развития. Благодаря готовым материалам большую часть проектов и задач можно выполнить собственными силами.
• Минимизация рисков при построении систем управления и реализации проектов за счёт уже апробированных и зарекомендовавших себя решений.

Источник