Дерево целей электронного документооборота

17 Цели и задачи внедрения электронного документооборота в организациях

Внедрение СЭД (сэд — системы электронного документооборота) позволяет решить несколько задач и достигнуть определенных целей.

Основными целями проекта по внедрению СЭД обычно ставятся достижение следующих ориентиров:

1. Повышение управляемости компанией. Другими словами, первоочередными задачами внедрения СЭД являются:

· Обеспечение единого хранилища документов с соответствующими политиками безопасности доступа

· Предоставление следующей информации:

· какие документы обрабатываются в компании

· в какие сроки это происходит, нельзя ли их сократить

· Повышение исполнительской дисциплины

· Оперативный контроль конкретных заданий (контролеры поручений должны всегда быть в курсе текущего состояния дел, без дополнительных совещаний и звонков)

· Предоставление аналитической информации (текущей статистики работы) оперативно и качественно (без искажения):

· объем обрабатываемых документов

· время, затрачиваемое каждым исполнителем / подразделением;

Сокращение времени на внедрение управленческих решений

Сокращение времени согласования приказов, распоряжений и т.п.

Контроль исполнения приказов и т.п.

2. Повышение качества работы компании. Первоочередными задачами внедрения СЭД становятся:

· Сокращение времени согласования документов

· Сокращение времени обработки документов за счет сокращения времени на:

· Создание документов (шаблоны)

· Передачу документов между сотрудниками в процессе коллективного редактирования документов

· Подготовка отчетов по заданиям и передача отчетов контролерам

· Сокращение времени поиска документов

· Сокращение вероятности утери документов

3. Повышение эффективности работы компании

Т.е. обеспечение возможности при использовании тех же ресурсов обрабатывать больше запросов. Соответственно, внедрение СЭД позволяет решить задачи по сокращению трудозатрат текущего персонала за счет переложения части их функций на систему автоматизации.

18 Система «Lotus-Notes»: назначение, реализуемые задачи документооборота, архитектура

Lotus Notes (также Lotus Notes, Lotus Notes/Domino) — программный продукт, платформа для автоматизации совместной деятельности рабочих групп (Groupware). Производится компанией IBM Lotus Software, входящей в компанию IBM Software Group.

Основные функции, входящие в базовую поставку Lotus Notes/Domino версии 7.0.2:

· среда исполнения приложений автоматизации групповой деятельности

· криптозащита (шифрование и электронная подпись)

· групповой календарь, планировщик задач

· клиент среды обмена мгновенными сообщениями (Instant messenger) Lotus Sametime (сервер Sametime является самостоятельным продуктом)

· веб сервер — для предоставления доступа к приложениям Lotus Notes через браузер

· репликация — синхронизация между дистанционно удалёнными экземплярами баз данных

· службы интеграции данных Domino Enterprise connection services (DECS)

Lotus Notes является платформой для построения приложений автоматизации управленческих и документных процессов. Особенностью системы является объектно-ориентированная архитектура, благодаря которой возможно создание информационных систем, автоматизирующих работу со сложноструктурированными данными и неформализованными динамическими процессами. В составе программного продукта содержатся только базовые функции, позволяющие организовывать работу распределённых рабочих групп и создавать приложения автоматизации процессов, поэтому Lotus Notes некорректно считать законченной системой автоматизации деятельности предприятия (так же как, например, не может считаться бухгалтерской системой MS SQL сервер). Lotus Notes — платформа для таких приложений. Системы электронного документооборота и другие законченные решения на платформе Lotus Notes/Domino разрабатывают и распространяют сторонние производители ПО.

Источник

Задачи системы документооборота

Внедрение электронного документооборота требует перестройки деятельности организации, однако, затраты времени и ресурсов неизбежно окупаются. Системы электронного документооборота (СЭД) дают возможность решить целый комплекс технических и организационных задач и быстрее достичь поставленных целей.

Создание единой информационной среды

Хранение и обработка информации упрощаются. Благодаря этому все сотрудники организации полнее вовлекаются в работу: ускоряется выработка и согласование решений, так как появляется возможность одновременной работы с одними и теми же документами. При этом можно контролировать и фиксировать деятельность каждого сотрудника.

Информация хранится не на локальных компьютерах пользователей, а централизовано — это даёт возможность удалённой работы с документами. Гибкость и оперативность управления возрастают.

Ещё одно преимущество единой информационной среды — более высокая защищённость хранящихся в ней данных.

Стандартизация работы с документами

Системы электронного документооборота позволяют внедрить единый регламент делопроизводства. При необходимости он может быть оперативно проанализирован и скорректирован — изменения в деятельности компании сразу же отражаются и в её процедурах и бизнес-процессах. Информация об изменении стандартов и регламентов оперативно сообщается всем сотрудникам, которых это касается.

Упрощение поиска нужных документов

Системы электронного документооборота эффективно решают задачу поиска и получения необходимых документов, в том числе с использованием привычных атрибутов. Возможен поиск по содержанию документа, что при работе с бумажными документами в принципе нереализуемо.

Если в организации существуют обширные бумажные архивы, СЭД облегчают работу и с ними, для чего в систему интегрируется картотека архива.

Ещё одно преимущество электронных документов — возможность хранить различные версии и историю изменений.

Сокращение бумажного документооборота

Очевидно, что решение этой задачи системы документооборота высвобождает людские и материальные ресурсы: экономится бумага, сокращаются расходы на эксплуатацию оргтехники, экономится место, необходимое для хранения бумажных дел.

При этом получение в случае необходимости бумажной копии документа не составляет труда — нужное количество экземпляров можно распечатать в любой момент.

Обеспечение сохранности информации

Задача решается с нескольких сторон:

• для каждого документа определяется круг лиц, имеющих к нему доступ;
• все действия пользователей в системе протоколируются;
• данные хранятся централизованно, что упрощает обеспечение их сохранности;
• резервное копирование данных кардинально снижает риск их потери;
• конфиденциальность информации достигается не только контролем доступа к ней, но и средствами шифрования.

Документальное сопровождение бизнес-процессов

Оперативный и всесторонний контроль соблюдения регламентов организации, о котором говорилось выше, даёт возможность моделировать и анализировать бизнес-процессы. Быстрое и адекватное реагирование на изменения, происходящие на рынке, в правовом поле и т.д. создаёт компании конкурентные преимущества.

Высокая скорость обработки и передачи входящей и исходящей корреспонденции вносит дополнительный вклад в эффективность работы компании в целом.

Отслеживание взаимоотношений с контрагентами

Одна из задач, решаемых системой электронного документооборота — повышение эффективности коммуникации компании с контрагентами и контролирующими органами.

Это особенно актуально для компаний, имеющих большое число контрагентов, например, для муниципальных структур, работающих с обращениями граждан. В базе данных СЭД хранится не только переписка с контрагентами, но и вся сопутствующая информация.

Как показывает этот беглый обзор, использование электронных систем документооборота решает множество технологических и организационных задач, стоящих перед организацией.

Источник