Торговля растениями какие нужны документы

Разрешения и документы

К розничному бизнесу много требований: стандарты пожарной безопасности, договоры, обязательные журналы. Какие правила нужно знать, чтобы не нарушить закон, рассказываем в статье.

Разрешение на работу от МЧС

Работать без разрешения МЧС запрещено. Это требование относится и к юридическим лицам, и к ИП. Заявление подаётся в территориальное подразделение вместе с обязательными документами в свободной форме. Образец можно найти на сайте региональных управлений МЧС .

Документы для подачи заявления согласно перечню МЧС

• для юридических лиц — копии учредительных документов, свидетельств ИНН и ОГРН (с 2017 года вместо свидетельства о госрегистрации выдаётся лист записи о внесении сведений в ЕГРЮЛ или ЕГРИП);
• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• документы о праве собственности или договор аренды помещения;
• акт о замерах сопротивления изоляции. Его может подписать только компания с лицензией МЧС;
• акт приёмки автоматической противопожарной системы (АПС) и договор на её обслуживание. Заключите такой договор с компанией, у которой есть лицензия МЧС;
• акт проверки противопожарного водопровода;
• план эвакуационных путей — составляется предпринимателем самостоятельно. На нём должен быть схематично изображён магазин и указаны пути для эвакуационного выхода и телефоны спасательных служб;
• приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность, должностная инструкция и документы о его прохождении обучения пожарно-техническим мерам;
• техническая документация на объекты энергоснабжения, водоснабжения, установок систем предотвращения пожаров и противопожарной защиты. Техническая документация — это документы, которые подтверждают безопасность систем электро- и водоснабжения и пожарной безопасности. Сюда входят:

• сертификаты и паспорта качества,
• инструкции к оборудованию,
• акты испытаний,
• журнал работ,
• чертежи и схемы АПС.

Эти документы вы можете получить от компании, которая установит вам систему пожарной безопасности. Для проверки систем водоснабжения и электроснабжения нужно привлекать других специалистов, поскольку эти системы уже включены в состав помещения, и для получения нужных документов потребуется только проведение работ по проверке их качества.

Пример эвакуационного плана

МЧС в лице Госпожнадзора принимает решение в течение 30 дней с момента подачи заявления и, если пакет документов собран верно, выдаёт заключение о соответствии требованиям пожарной безопасности.

Фитосанитарный и карантинный сертификаты

Фитосанитарный сертификат оформляется на всю растительную продукцию , которая ввозится из-за рубежа. Вы должны его получать, если напрямую работаете с поставщиками из других стран. Для сертификата цветы должны пройти фитосанитарный контроль, а вы — получить акт контроля Госслужбы карантина растений России.

Товары, для которых необходим сертификат:

• луковицы,
• черенки,
• срезы цветов,
• клубни,
• саженцы,
• цветы в горшках. Свериться с перечнем растений можно в письме ГТК РФ № 01-15/6721 .

Карантинный сертификат оформляется на каждую партию цветов при перевозке внутри России. Его выдают пограничные пункты фитосанитарного контроля на основании закона «О карантине растений»‎ . Карантинный сертификат на цветы оформляется в Россельхознадзоре в месте отправки цветов — поставщик должен приложить его к каждой партии.

ФГИС «Аргус-Фито»

Цветочным магазинам придётся работать в системе ФГИС «Аргус-Фито» — это государственная система для оформления и учёта фитосанитарных документов. В системе можно создавать, хранить и обрабатывать:

• фитосанитарные сертификаты,
• карантинные сертификаты,
• акты карантинного фитосанитарного контроля.

Для цветочных магазинов работа в системе «Аргус-Фито» необходима, чтобы передавать сведения о поставках новых партий в Россельхознадзор. У системы нет отдельного приложения, работают в ней через браузер в личном кабинете.

Уголок потребителя

По закону «О защите прав потребителей»‎ в торговом помещении магазина нужно разместить документы:

• лист записи,
• адреса и телефоны контролирующих органов в вашем регионе: прокуратура, Роспотребнадзор, налоговая служба,
• журнал проверок контролирующих органов,
• официальное издание текста закона «‎О защите прав потребителей»‎ (распечатка из интернета не подойдет, купите закон в книжном магазине),
• режим работы магазина,
• условия обслуживания категорий клиентов вне очереди (ветераны ВОВ, инвалиды);
• пожарное заключение о соответствии противопожарным нормам.

Чаще всего их размещают на стенде, который называют уголком потребителя. Такого понятия в законе нет, поэтому, если площадь магазина не позволяет выделить место под стенд, можно хранить необходимые документы на кассе и показывать по просьбе покупателей.

Об отсутствии документов в уголке потребителя Роспотребнадзор может узнать из жалобы покупателя или в ходе проверки. Штраф по статье 14.5 КоАП РФ для ИП составит до 2 000 рублей, для юридических лиц — до 40 000 рублей.

Если вы используете камеры видеонаблюдения, в магазине должна быть предупреждающая табличка. Разместите её на видном месте, чтобы у проверяющих не возникло вопросов. Выбрать можно табличку с изображением видеокамеры и указанием «В магазине ведётся видеонаблюдение».

Документы на помещение

Если вы увидели, что в помещении была сделана перепланировка, запросите у собственника выписку из ЕГРН, план помещения и заключение соответствующего органа о согласовании перепланировки.

Если помещение вас устраивает не полностью, и вы хотите сделать перепланировку, получите разрешение госоргана. Заявителем может быть только собственник помещения — поэтому если вы арендуете помещение, все возможные изменения, а также время подачи заявления нужно согласовывать с собственником.

Для того, чтобы получить согласование перепланировки, соберите пакет документов:

• проект перепланировки,
• документы о праве собственности,
• поэтажный план здания: его подача не обязательна, но иногда жилищная инспекция требует его дополнительного предоставления,
• заключение о техническом состоянии. Такое заключение может дать только компания со свидетельством СРО.

Проверить, состоит ли компания в реестре СРО, можно на сайте Национального объединения изыскателей и проектировщиков (НОПРИЗ). В графе поиска достаточно ввести ИНН фирмы, чтобы узнать, есть ли у нее свидетельство СРО.

Скриншот страницы сайта НОПРИЗ с формой для поиска организации по ИНН

Если помещение находится на первом этаже многоквартирного жилого дома, дополнительно потребуются:

• согласование проекта перепланировки в жилищной инспекции,
• разрешение в Центре гигиены и эпидемиологии: для этого в ведомство нужно предоставить проект перепланировки с техническим заключением,
• технический паспорт на помещение,
• решение общего собрания собственников: для его получения нужно обратиться в управляющую компанию дома или в ТСЖ, которое инициирует общее собрание собственников жилых помещений.

Собрание может быть проведено в очной (когда собственники собираются для принятия решения) или заочной форме (когда собственники указывают свой выбор на опросном листе). Для согласования перепланировки нужно, чтобы согласны были более 50% владельцев.

Если вы планируете изменить фасад входной группы, потребуется заключение комитета архитектуры вашего города.

Готовый комплект документов нужно подать:

• в жилищную инспекцию вашего региона — если магазин находится в многоквартирном жилом доме,
• в бюро технической инвентаризации (БТИ) — если магазин находится в отдельном здании.

Журналы в магазине

По закону «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»‎ вам нужно разработать программу производственного контроля. За её отсутствие суд может приостановить деятельность магазина на срок до 90 суток.

Образцы программы для каждого вида бизнеса есть в письме Роспотребнадзора № 01/4801-9-32. Обязательно укажите в программе:

• Список санитарных правил, которые магазины продуктов должны применять, по СП 2.3.6.3668-20 .
• Список ответственных лиц, которые осуществляют контрольные мероприятия.
• Список потенциально опасных факторов и объектов в магазине (например, повышенный уровень вибрации от холодильного оборудования).
• Должности, для которых обязателен медосмотр.
• Меры по обеспечению безопасных условий труда (подробный перечень есть в инструкции для работников предприятий торговли ТОИ Р-95120-(001-033)-95 ).
• Перечень журналов, которые вы ведёте.

Программу производственного контроля можете подготовить самостоятельно, использовав образцы из письма Роспотребнадзора, а можете обратиться в компанию, которая составит её для вас.

Помимо программы в цветочном магазине должны храниться специальные журналы — они предусмотрены правилами № 2.3.6.3668-20 . Готовые наборы журналов можно купить в магазине. В них предусмотрены все нужные поля: дата, название проводимой работы, подпись сотрудника. Вы и ваши ответственные работники должны регулярно их вести:

• журналы-графики проведения генеральных и ежедневных уборок,
• журнал учёта дезинфекции, дезинсекции и дератизации,
• журнал регистрации договоров о материальной ответственности,
• журнал проверок контролирующих органов,
• книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них,
• журнал учёта температурного режима холодильного оборудования,
• журнал проведения ежедневной термометрии до начала и после рабочего дня,
• журнал учёта дезинфицирующих средств,
• график обработки рук или перчаток кожными антисептиками,
• журнал кассира-операциониста,
• журнал учёта вводного инструктажа по охране труда,
• журнал учёта инструктажей на рабочем месте,
• журналы учёта вводных и повторных инструктажей по пожарной безопасности,
• журнал учёта присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектротехническому персоналу (относится к тем сотрудникам, у которых может возникнуть опасность поражения электрическим током — например, управляющий магазином или ответственный за состояние электрооборудования).

Если контролирующие органы (Роспотребнадзор, Госпожнадзор, трудовая инспекция) обнаружат, что в магазине есть не все необходимые документы, ИП и ООО могут получить штраф по ст. 6.3 КоАП РФ до 1 млн рублей или приостановление деятельности до 90 суток.

Хранение товаров

Помимо фитосанитарных и карантинных сертификатов на каждую партию товара у вас должны быть товарные или товарно-транспортные накладные. В них должны быть указаны полное наименование продукции, сорт, вес, количество, стоимость товара. Накладные прикладывает поставщик при каждой отгрузке товара.

Накладные нужно хранить, чтобы предоставить контролирующему органу в случае проверки. В соответствии с Перечнем архивных документов хранить товарные накладные нужно 5 лет, срок начинает течь с 1 января года, следующего за тем, в котором документ использовался последний раз: например, отразили в налоговой отчётности.

В законе требований к условиям хранения нет, поэтому вы можете выбирать любое оборудование — холодильные шкафы или холодильные камеры подходящих вам размеров и мощности.

Договоры на обслуживание

У вас должны быть подписаны и находиться в торговой точке договоры:

1. Вывоза твёрдых бытовых отходов.

Он заключается с региональным оператором по вывозу мусора. Акты об оказанных услугах тоже нужно хранить как подтверждение вывоза мусора.

2. Утилизации ртутьсодержащих приборов.

Его необходимо заключать, если в вашем магазине используются люминесцетные, энергосберегающие и другие ртутные лампы.

3. Поставки воды, электроэнергии в помещение магазина.

4. Слива сточных вод.

5. Дератизации, дезинсекции и дезинфекции в помещении магазина.

Даже если вы не замечали в вашем магазине насекомых и грызунов, вы обязаны заключить такие договоры. Проводить работы по дератизации и дезинсекции вправе только компания с лицензией. Ро­спо­треб­над­зо­р рекомендует проводить такие работы магазины раз в месяц.

6. Обслуживания системы вентиляции и кондиционирования.

У нас техническим обслуживанием всего оборудования занимается та же компания, которая нам его устанавливала.

7. Установки и обслуживания системы сигнализации о пожаре.

8. Проведения медицинских осмотров.

Периодичность осмотров работников магазина — один раз в год.

9. Стирки формы и белья работников магазина.

За отсутствие необходимых договоров ИП и юрлица могут наказать приостановлением деятельности до 90 суток.

После подготовки всех необходимых документов подайте уведомление о начале деятельности в управление Роспотребнадзора в вашем регионе. Сделать это можно четырьмя способами:

• лично в управлении Роспотребнадзора,
• почтовым отправлением с описью вложений,
• лично в МФЦ,
• по электронной почте — в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Чек-лист для открытия цветочного магазина

1. Получили заключение МЧС в лице Госпожнадзора.
2. Подготовили документы из уголка потребителя и необходимые журналы в магазине.
3. Собрали документы, подтверждающие законность перепланировки.
4. Подписали все обязательные договоры со снабжающими компаниями.
5. Подали уведомление о начале деятельности в Роспотребнадзор.

Источник